Vijf tips om ongestoord te werken

Op de werkvloer is ontzettend veel afleiding. Telefoons die rinkelen, appjes die binnenkomen, collega’s die bij je komen en mail. Soms ontzettend veel mails. Maar de deadline blijft gelijk. Vijf oplossingen om lekker door te werken.

werken
Foto: Shutterstock

Mailen

De meeste mensen lezen wanneer ze op het werk komen meteen de mail. Vaak onder het genot van een bakje koffie. Handig om op de hoogte te zijn maar mail lezen kost soms ontzettend veel tijd. Volgens onderzoeksbureau McKinsey zijn werknemers die voor hun baan veel moeten communiceren meer dan 25 procent van hun tijd bezig met mailen. Stop daarmee, zegt de Nederlandse schrijfster Kim Spinder. Zij heeft het radicaal aangepakt en is helemaal opgehouden met mailen. Ze schreef het boek We Quit Mail en geeft tips voor een leven zonder mail.

Je kunt je mail ook minder vaak lezen. Het belangrijkste advies daar is om pas later in de ochtend naar je mail te kijken, rond een uur of elf of twaalf. Ermee beginnen zorgt ervoor dat je hele dag in het teken van mailen staat. Allerlei mail onnodig binnen het bedrijf cc’en aan iedereen leidt ook al tot veel nutteloze mailboxvulling. Daar ligt een taak voor leidinggevenden. En belangrijker nog: zelf mailen zorgt voor terugkerende mail. Wie mindert, zal ook minder krijgen.

Foto: Shutterstock

Geen sociale media

Twitter, Facebook, Instagram, YouTube en Snapchat zijn ideaal om tijd mee te verdoen, maar op het werk zijn het enorme hindernissen. Zit je net even snel op Facebook te kijken, begint je vriendin met je te chatten. Of je dwaalt af omdat je net een leuke site ontdekt met recepten. Net als met mailen geldt ook hier dat het moeilijker wordt als je zelf dingen gaat posten. Dat leidt er immers toe dat je telkens terugkeert om te zien of iemand heeft gereageerd en om weer te reageren op de reacties.

Wil je iets afmaken, plan dan je ochtend vrij en kijk ook niet naar mail of sociale media. Met de snelheid waarmee je dan kunt doorwerken is er tijdens de lunch genoeg tijd om de gemiste likes, mentions en andere interacties in te halen. Besef ook dat die media er alles aan gelegen is om je aandacht te trekken. Dat kun je goed voorkomen door al hun meldingen op je telefoon te blokkeren. En maak de drempel voor jezelf hoger: installeer bijvoorbeeld geen apps, zodat je meer moeite moet doen om online het medium op te zoeken en te gebruiken.

Afsluiten voor de buitenwereld

Nu je geen mail leest en ook sociale media vermijdt, staat niks je meer in de weg om in de ochtend flink door te stomen in je werk. Alhoewel. Via je browser ligt er een wereld van digitale afleiding voor je open. Een computerprogramma als Freedom sluit je internettoegang af. Je kunt kiezen om bepaalde sites te blokkeren of je hele internettoegang voor een bepaalde periode.

Het programma houdt rekening met gebruikers die voor de verleidingen dreigen te bezwijken door het extra moeilijk te maken Freedom af te sluiten. Soms moet je dan de computer helemaal opnieuw opstarten. Je kunt ook fysiek offline gaan. Zoek een plek zonder wifi en ga daar werken.

Foto: Shutterstock

Koffie

Je hebt vast ook een collega die ieder uur (of vaker) rookpauze neemt, bij de koffieautomaat rondhangt of met een map of laptop onder de arm door het kantoor loopt om praatjes te kunnen maken. Het is verleidelijk om het zelf ook te doen als je lastige taakjes uit wil stellen. Effectiviteitsdeskundigen adviseren niet om dat soort contacten te vermijden, maar wel om ze bewust in te plannen. Beloon jezelf met korte pauzes, zeggen ze. Bijvoorbeeld na een uur geconcentreerd werken. Er zijn veel verschillende theorieën. De een adviseert om na iedere 25 minuten werk 5 minuten te pauzeren, de ander zegt dat je een paar uur moet doorwerken om dan te pauzeren. Probeer vooral niet acht uur lang geconcentreerd te werken, want dat lukt niemand.

Minder vergaderen

Bijna niemand vergadert graag. En toch wordt er oeverloos vergaderd. Als je de vele onderzoeken erover op een hoop gooit, kom je al snel aan een bijna volledige werkdag die kantoormedewerkers wekelijks besteden aan vergaderingen. Een enorme verspilling van dure uren, want de werknemers geven aan de vergaderingen nutteloos en tijdrovend te vinden. Grote techbedrijven verminderen het aantal vergaderuren door enkel nog maar met mensen om tafel te zitten die betrokken zijn bij het te bespreken onderwerp, vergaderingen zeer goed voor te bereiden en af te bakenen of staand te vergaderen. Als je baas het niet doet, probeer dan zelf de vergaderingen flink in te korten.

Een alternatief is de pomodoro techniek